«Mi día, no me da»…
«Necesito que los días tengan más de 24 horas»…
«Estoy agotada/o, me falta tiempo»…
«No llego a todo»…
«Los días pasan y no consigo hacer todo lo que quiero/necesito»…

¿Te ves reflejado/a en alguna de estas frases?

Entonces estás leyendo justo la entrada que necesitas 😉

Así que, vamos a ir directos al grano, una de las recomendaciones para el gestión del tiempo: Focalizar.

Haz un listado de todas las cosas que tienes pendientes. (Si, todas)
El listado tiene que estar dividido en acciones sencillas, por ejemplo: «Mirar ofertas de hoy en Infojobs», en lugar de: «Buscar trabajo».
Esta es otra de las recomendaciones para la gestión del tiempo: «Divide y vencerás».

Una vez que tengas tu listado completo, vamos a pasar a ordenarlo.
Para ello tendremos en cuenta si se trata de una tarea:

• Urgente: Esto significa que no puede esperar, tenemos una presión por los plazos de tiempo, poniéndonos dramáticos, diremos que podría llegar a ser «de vida o muerte».
  Se que muchos y muchas de vosotros tenéis «trabajos bombero«, todo es urgente y hace falta para antes de ayer, pero todos sabemos que, esto no es así.
  Algunos ejemplos: tengo mucha fiebre, son las 13:50 y el horario para pedir cita al médico acaba a las 14:00, hoy expira el plazo para pagar una factura o un recibo, mi padre coge un vuelo a África en media hora y le quiero pedir algo, he quedado en llamar a un cliente en 15 minutos, etc.

• Importante: son tareas de las que, por ejemplo, dependen nuestros ingresos o suministros, nuestra alimentación, o que podamos seguir avanzando con el resto de nuestras tareas.
  Una vez más, no todo es importante, aunque tengamos la sensación contraria.
  Ejemplos: hacer la compra para la comida de mañana, salir a hacer deporte, mandar mi currículum a una empresa, pedir cita al podólogo, repasar mi agenda o mi listado de cosas pendientes, etc.

• Prioritario: tareas que, de un modo más subjetivo esta vez, tienen peso para nosotros/as y por ello ocupan un lugar relevante en nuestra planificación.
  Llamar a un amigo para quedar el sábado, organizar mi armario, barrer el suelo de la cocina, comprar un regalo para mi madre, contestar a un email, etc.

Como imaginaréis, en base a estos criterios, en vuestro listado habrá bastantes cosas prioritarias, muchas importantes, y puede que alguna urgente, y después estarán todas las demás.

Una vez hecho esto, pasaremos a «calcular» el tiempo que necesitamos para cada una, tarea que necesitaremos para la que viene a continuación de esta.

A la hora de calcular el tiempo estimado para cada tarea, tenéis que tener en cuenta: «la falacia de la planificación«.
Que dice que tendemos a infravalorar el tiempo que necesitamos para desarrollar una tarea, es decir, creemos que nos va a llevar menos tiempo (o mucho menos, según el caso) de lo que nos va a llevar.
Así que yo os recomiendo que hagáis un primer cálculo, y una vez lo tengáis hecho, paséis a multiplicarlo por dos (x2), y si, por vuestra propia experiencia sabéis que esto es algo que suele ocurriros con frecuencia, hacerlo por tres (x3).

Teniendo todo esto en cuenta, coger una hoja de papel (mejor que en la agenda porque no os va a caber todo), y hacer una cuadrícula grande con todos los días de la semana en el encabezado de las columnas, y con una distribución de horas (a la izquierda de la cuadrícula), con una hora por cada fila (dejar un buen espacio para poder escribirlo todo).
Podéis poner todas las horas del día, o bien desde que os levantáis hasta que os acostáis.
En caso de que penséis que «se os va mucho el tiempo», os recomiendo que las pongáis todas para que tengáis un fiel reflejo de cómo empleáis el tiempo.
Aquí tenéis un ejemplo: Diario Semanal – Registro de Actividades

Y ahora empezar a rellenar cada uno de los huecos, teniendo en cuenta primero las cosas urgentes, después las importantes, a continuación las prioritarias, y después todas las demás.
Una última recomendación que os hago es que utilicéis distintos colores según de que tareas se traten, además de resultaros más claro en un simple vistazo, estaréis estimulando la memoria visual 😉

Este ejercicio completo, además de permitiros organizaros mejor, os dará una idea clara y bastante fidedigna de cómo utilizáis el tiempo y de cuántas cosas hacéis en realidad.
Teniéndolo por escrito, el efecto de este ejercicio es mucho más profundo y duradero, además podréis volver a él siempre que lo necesitéis.

Otra recomendación de la Gestión del Tiempo: Dejarlo todo por escrito.

También os recomiendo que, a fin de optimizar resultados, hagáis la planificación inicial para la semana, y después, con otra tabla en blanco, vayáis rellenándola día a día con lo que realmente hacéis y cuando lo hacéis.
Este ejercicio adicional os permitirá averiguar si os estáis planificando de un forma deficiente por: imprevistos que no contempláis, que necesitáis más tiempo del que pensabais o si bien había tareas que directamente no estabais teniendo en cuenta pero forman realmente parte del listado original, o cualquier otra razón.

La idea es reajustar la planificación en base a toda esta información.
Además, os dará una idea de todo lo que hacéis en vuestro día a día, que seguramente sea mucho más de lo que pensáis.

¡Tenéis que estar orgullosos/as!

¡Bien hecho!